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目次 | WEBショップの概要 | ショップポリシーを決める | 材料を揃える | 商品タナページを作る | カートエディタの設定 | 最終確認 | 日常の仕事 | WEBショップの流れ（図解） | フォロウアップ | お中元やお歳暮などの一括受注方法 | デジタルコンテンツの販売方法 | 会員制コンテンツの販売方法 | 個人事業主の届け出と納税 | |
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| 日常の仕事 |
| WEBショップで受注を受けてからの大きな流れは、おおむね下記のようになります。これはあくまでも１つの例ですので、これにこだわる必要はありませんし、卸売りや会員制販売、デジタルコンテンツ販売、前払いや後払いなどのシチュエーションにより運営方法が変わってくると思います。これについては後述のヒント欄で解説していますのでご参照ください。 |
| WEBショップ運用の流れ |
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| 参考：WEBショップの流れ（図解） |
| ■受注をメールで確認 WEBショップを通し受注があると、あらかじめ設定している文章に従って、買い手と売り手に注文確認メールが送信されます。（買い手へ送信しない事もできます）このメールが届くとともに、セットアップ画面の受注台帳に受注内容が表示され、注文番号をクリックすることにより詳細が表示されます。また、購入者の右横にあるカッコ内の数字は、今までの注文回数を表していますので、お得意様である事や、初めての注文という事がわかります。 |
| ■商品在庫を確認 受注を確認したら、さっそく商品在庫の状況を確認します。在庫がある場合は、次の「梱包、資料同梱」に進み、在庫が不足している場合は、すぐに買い手へ在庫切れの旨を連絡します。買い手に不安な思いをさせないためにも、出来る限りの迅速な対応を心がけ、その際、在庫がない旨、いつ頃入荷するか、それまで待ってもらえるか、あるものだけでも発送するかなど、原則Ｅメールでもいいかと思いますが、時には電話を使って素早く確認する事も大切です。 |
| ■梱包、資料同梱 受注された商品を揃えて箱詰めします。この際、緩衝材を入れたり、納品案内書も同梱します。納品案内書には、念のために、支払方法、連絡先も書いておくといいでしょう。また、納品案内書だけではなく、商品のパンフレットや他の商品の案内も入れておくと、WEBショップ再来（リピート）に繋がります。（この案内は、あくまでもさりげなくするのが重要です。自宅ポストに入っているチラシを嫌がる方でも、この時の案内はほとんどの方が見ます。しかし、あくまでもさりげなく。あまり広告まがいですと逆効果になりかねてしまいます）なお、箱はなるべく小さく、必要十分な大きさのものを用意しましょう。買い手にとっても売り手にとっても、送料というのは意外とばかにならないものです。 |
| 納品案内書の例 |
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| ■発送（配送業者に集荷依頼） 日頃の出荷が１つ、２つのうちは大丈夫ですが、何十個となってくると、在庫管理だけではなく、発送準備に気をつける必要があります。商品梱包ごとに、箱にエンピツでお客様名を書いておき、最後に発送ラベルを作り貼付します。毎日100個以上になるようなら、専用ソフトの導入も検討したほうがいいかも知れません。その際、セットアップ画面の受注台帳から受注台帳データをダウンロードし、そのまま活用するのもいいでしょう。 |
| 全ての箱に発送ラベルを貼り付けたら、配送業者に電話し、荷物を取りにきてもらいます。配送業者としては、郵便局のゆうパック、クロネコのヤマト運輸、日通のペリカン便など、大手から身近な地元の宅配屋さんまで沢山ありますが、あらかじめ集荷に来てくれる配送業者に、電話してから何時間くらいで取りに来てもらえるか、配達はおおむね何日かかるか、集荷に料金はかかるかなどを調べておきましょう。また、その配送業者の発送伝票ラベルを、10枚とか100枚とか、あらかじめもらっておきストックしておくといいでしょう。 |
| 参考までに、形態と伝票にはいくつかあり、おおむね以下のとおりとなりますので、みなさんのWEBショップには何が必要か、あらかじめ考えておきましょう。 |
| 元払い、着払い 元払いは売り手負担、着払いは買い手が送料を負担します。 ほとんどのケースは元払いですが、大型商品や送料相手先（買い手）負担の場合などは、着払いにもできます。 |
| 代引き払い 商品の代金をドライバーさんが現金で回収し、後日、配送業者より支払いがあります。 配送業者にもよりますが、専用の契約や代引き手数料が発生します。 |
| クール、チルド 冷凍品はクール、冷蔵品はチルドです。 生物用ですので、在宅確認などをしてもらえる場合があります。 |
| 配達の時間指定や、曜日指定を買い手から受付けるようにするには、カート画面のアンケート欄を使い、配達希望時間や、希望曜日を選択あるいは入力できるようにしておくといいでしょう。また、このアンケート欄は、熨斗（のし）や、モノグラミング（名入れサービス）の指定にも使えます。 |
| 電話で集荷を依頼し、荷物を取りに来てもらったら、後はお任せですが、配送伝票の番号は必ず控えておきましょう。（可能であれば、ドライバーさんの所属営業所やお名前なども）これは、荷物を配達している途中に、破損、誤配、運送事故というものが数万分の１という確立で発生するためで、そのような時にこの伝票番号があれば、状況の確認がスムーズに行えるばかりではなく、買い手を必要以上に待たせるといった事もなくなります。もちろん、配送伝票の控えは集荷の際にもらえる訳ですので、これを大切に取っておけばいいでしょう。 |
| ■発送メール、あるいは、在庫切れメール 発送が終わりましたら、早速、Ｅメールで連絡しましょう。このメールを送信しなくても取引には支障ありませんが、さきに控えた伝票番号を記して、以下のようなメールを送る事で、買い手に安心感を与える事ができ、買い手も事前に荷物の到着日がわかるので、不在中で荷物を受け取れない事も防げるでしょう。 |
| 発送後に送信するＥメールの例 |
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| ■入金確認 商品の受注から出荷も済み、一件落着というところですが、まだ仕事は半分残っています。残りは、代金回収から始まります。 |
| まずは、購入意思確認という事で、商品配達後から一定期間の間、購入意思が確定するのを待ちます。これは、WEBショップならではですが、その場で「やっぱりいらない」「ここが壊れている」という事がわからないためです。法令上、WEBショップはクーリングオフに対応しなくてもいい事になっていますが、それでも、返品・返金ができれば買い手も安心して購入する事ができる事でしょう。返品意思がない事を確認したら、クレジットカード決済の依頼実行や、銀行や郵便局の入金確認をします。このように、代金回収が済んでから初めて取引が完了した事になります。 |
| １件づつ、受注ごとに、Ｅメールのやりとりや確認、梱包、発送、代金回収を経て、WEBショップの運営が成り立ちます。 |
| ■顧客台帳整理、商品台帳整理 取引が全て完了しても、次の受注のために行っておきたいのが、顧客台帳の整理です。これをする事により、後述のフォロウアップが楽になり、結果、リピート顧客を多く獲得する事が出来ます。なんといってもWEBショップの醍醐味は、買い手や売り手にとっても、リピートとクチコミ拡大ですので、しっかりと顧客台帳を整理して、フォロウアップを実施しましょう。また、それとあわせて、商品台帳を管理する事により、在庫状況の手作業での確認が軽減できます。出来ればこちらも実施したいところです。 |
| 顧客台帳や商品台帳には何の決まりもありません。エクセルのシートに入力しても、あいうえお順のノートに書いても、整理しやすければいいと思います。以下に代表的な顧客台帳の管理項目を挙げておきますので、ご参考ください。 |
| 顧客台帳の例 |
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| 顧客台帳を拡張して一元管理台帳にした例 |
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